저는 교수 (또는 상사)는 아니지만 자원 봉사 활동을 감독하는 고등학생들로부터 수많은 이메일을받습니다. 감독자로서 저의 주요 책임 중 하나는 이메일을 통해 일주일 내내 고등학교 자원 봉사자들과 소통하는 것입니다. 시간이지나면서 나는 – 무의식적이지만 자연스럽게 자원 봉사 활동 및 조직에 관한 질문, 우려 및 불만 사항에 대한 담당자입니다. 알기 전에는 제가 감독하는 자원 봉사자뿐 아니라 외부인으로부터 문의 사항이있는 이메일을 받고있었습니다.이전에 교류 한 적이없는 사람에게 이메일을 보내려면 아래의 #3를 참조하십시오.).
XNUMX 년 동안의“앞뒤”끝에 나는이 선의의 젊은 세대가 이메일 에티켓 부서에서 확실히 도움을받을 수 있다는 결론에 도달했습니다.
그러나 적절한 이메일 에티켓을 사용하지 않는 사람은 고등학생뿐이 아닙니다. 많은 대학생들과 최근 졸업생들은 교수들과 상급자들에게 이메일을 보낼 때 똑같이 단서가 없습니다.
이 기사를 읽는 모든 사람이이 중요한 이메일 에티켓을 배우고 실천에 옮기고 이메일을 진지하게 받아들이기를 바랍니다.
좋은 이메일을 작성하는 것은 대학과 직장 모두에서 필수이므로주의하십시오!
*이 기사는 교수에게 글을 쓰는 대학생을 대상으로 작성되었지만 일하는 경우 "교수"를 "보스"로 바꿀 수 있습니다.
1. 교수님께 전문적인 태도로 말하라
“친애하는 교수 [성]]은 좋은 출발점이 될 것입니다.
이전에 교수와 교류 한 적이 있다면 아마도“Hi Professor [Last Name]”이라고 말하는 것이 안전하지만 아무리“가까운”지에 상관없이“Hey”를 인사말로 말하는 것은 결코 좋은 생각이 아닙니다. 교수.
+ 몇 가지 고려해야 할:
- 교수가 박사 학위라면 교수로 지정할 수 있지만“의사”는 아마도 가장 안전한 내기 일 것입니다. 그 중 일부는“의사”로 다루기를 원하지 않기 때문입니다.
- “부인”이라고 말하지 마십시오. 또는“Miss”또는“Mr.” 의도와 상관없이 불쾌감을 주거나 불필요한 어색함을 유발할 수 있기 때문입니다. 게다가 이것은 우리가 말하는 대학입니다. 우리는 그들을 "교수"라고 부릅니다.
- 그들이 명시 적으로 허락하지 않는 한, 그들의 이름으로 그것들을 다루지 마십시오.
- 교수의 이름을 정확하게 입력하십시오. 그것을 쓰기 정확하게 강의 계획서에 나오는대로 – 두 번 확인하십시오.
[adthrive-in-post-video-player video-id=”BAdeqsrl” upload-date=”2023-11-03T15:27:29.000Z” name=”교수 및 선생님께 이메일을 보낼 때 지켜야 할 사항” description=”TUN은 센트럴 플로리다 대학교 로젠 호텔경영대학의 강사인 비키 라벤돌과 함께 교수님 및 선생님께 이메일을 보낼 때 지켜야 할 사항과 피해야 할 사항에 대해 이야기를 나눕니다.” player-type=”static”]
2. 교수님을 개인으로 인정하세요
교수님에게 이메일을 보내는 구체적인 이유가 있습니다. 그러나 당신의 요점으로 바로 넘어 가서 그들에게 무엇인가를 요청하거나 요청하지 마십시오. 그들도 학계 밖에서 개인적인 삶을 살고 있다는 것을 인식하십시오. 그들은 그들의 역할이 아닙니다.
(정품 여부성실은 항상 보여주고 있지만,), 교수님에게 인사하고 그들을 개인으로 인정하십시오. "좋은 주말 보내 셨으면 좋겠어요!"와 같이 말할 수 있습니다. 이 간단한 문장을 추가하면 응답에 큰 차이를 만들 수 있습니다.
3. 자기 소개
정말, 제발. 제 개인적인 경험상 가장 답답한 이메일은 그 사람이 자신을 소개하지 못한 이메일이었습니다.나는 그녀가 몰랐다) 그리고 이미 규칙 # 1- # 3을 위반 한 "포인트"로 곧장 뛰어 들었습니다.
봉사하고 싶지만 방법을 모르겠습니다.
그게 제가받은 이메일입니다.) 받은 편지함. 인사도, 소개도, 예의도 없습니다.
말 그대로 나에게 2 초 걸렸 이메일을 읽으면서, 나는 나 자신에게 생각했다 : 나는 당신이 누구인지, 어떻게 내 이메일을 받았는지, 그리고 내가 당신을 알지 못한다면 왜 당신의 요청을 승인해야한다고 생각하는지 모르겠습니다.
하지만 전문성 부족 (그리고 내 성가심)을 제쳐두고, 그녀가 자원 봉사자가되기 위해 어떻게 지원할 수 있는지에 대한 모든 세부 사항으로 답장했습니다.그녀는 웹 사이트에서 쉽게 찾을 수있었습니다 – 아래 # 4 참조), 똑같이 비전문적 인 9 단어 답장을 받기 위해서만 :“오, 죄송합니다. 실제로 자원 할 수 없다고 생각합니다.”
자세히 설명 할 필요가 없길 바랍니다.
마찬가지로 학생이라면 교수가 당신을 알고 있다고 가정하지 마십시오. 그리고 더 중요한 것은 교수가 당신이 누군지 알아 내기 위해 자신의 길을 떠나지 않도록하는 것입니다. 학생 식별 번호, 수업 섹션, 코스 번호 등과 같은 필요한 모든 정보를 제공하는 사람이어야합니다.
교수님에게 처음으로 이메일을 보내거나 이전에 교수님과 교류 한 적이없는 경우 특히 중요합니다. 만약 있다면, 교수에게 상기시키는 것이 좋습니다. 예를 들어,“나는 당신에게 그런 질문을하기 위해 수업 후에 머물렀던 소녀입니다.”라고 말할 수 있습니다.
4. 글을 쓰는 이유를 설명하십시오.
이제 드디어 글을 쓰는 진짜 이유를 밝힐 때입니다. 당신은 그의 근무 시간 이외의 교수를 볼 수있는 약속을해야합니까? 당신은 충돌 시험 일정이 있습니까? 그것이 무엇이든 간결하고 간단하게하지만 예의를 갖추십시오. 덤불 주위를이기거나 변명하지 말고 과도한 세부 사항을 제공하지 마십시오. 당신의 교수는 그가 당신을 위해 무엇을 할 수 있는지에 관심이 있습니다. why 그들 영상을 당신을 위해 무언가를하십시오 (그럴 필요는 없습니다).
당신은 이메일을 보내기 전에 자신에게이 질문을:
A) 제가 강의에서 이미 추구하고있는 정보인가?
b)는 동급생 설명 또는 나를 위해이 문제를 해결할 수 있습니까?
C) 실제로 교수는 내 질문에 대답하거나 내 문제를 해결할 수있는 유일한 사람인가?
5. (정중한) 행동 촉구를 포함하세요
클릭 유도 문안은 영업 및 마케팅 세계뿐 아니라 일상 생활에서도 훌륭합니다. 클릭 유도 문안은 명령이 아니라 요청입니다. 이메일을 끝내기 전에 요청을 바꾸거나 강조 표시하고 교수에게 제기 한 문제를 해결할 수 있는지 물어보십시오. "[문제]에 대해 저를 도와 주시면 대단히 감사하겠습니다."또는 "당신에게 가장 좋은 시간이 언제인지 알려주세요. 직접 이야기하고 싶습니다."와 같이 말하면됩니다.
6. 교수님 감사합니다
이것은 매우 명백하지만 학생들은 항상 이것을하는 것을 잊습니다! 이메일을 닫을 때 시간을내어 이메일을 읽어 주신 교수님 께 감사드립니다. 일반적인 예의입니다.
7. 후속조치를 취하되 요구하지 마세요.
응답이 없으면 기다리십시오. 그리고 조금 더 기다리십시오 (매우 긴급하지 않은 경우). "충분히"기다린 후 부드럽게 후속 조치를 취하십시오. 교수님을 무시하거나 응답하는 것을 잊은 것에 대해 교수를 비난하지 마십시오. 교수가 처리해야 할 더 긴급하고 긴급한 문제가 있거나 귀하의 이메일이 의도 치 않게 다른 이메일 아래에 묻 혔을 수 있습니다.
이메일, 앞으로 원본 이메일을 당신의 추적을 보내지 만하면 여전히 원래의 요청이 무엇인지 교수를 생각 나게 해요. 그리고 단순히 그녀는 여전히 응답을 기다리고있는 것을 알고있다 / 그 수 있습니다.
[분배기]
그게 다야! 이 7 단계를 따랐다면 할 수있는 모든 것 (또는 최소한)을 완료 한 것입니다.
좋은, 전문 이메일을 쓸 수있는 것은 대학에서 단순한 장점이 있지만 필요하지 않습니다. 당신은 당신의 인생의 나머지 부분에 대한 교수, 급우, 상사, 심지어 친구를 이메일로 전송 될 것입니다, 그래서 당신은뿐만 아니라 그것을 제대로 배울 수 있습니다.
"보내기"버튼을 누르기 전에 의사 소통이 명확하고 예의 바른 지 확인하십시오.
[분배기]
